„Das habe ich mir schon immer gewünscht!“
altares-Symphony vereint auf einer einheitlichen Plattform maßgeschneiderte Module speziell für den Presse- und Investor Relations-Bedarf. Sie ist das, was sich PR- und IR-Professionals schon immer gewünscht haben:
Die Module der altares-Symphony
- PR/IR-Contact – Kontaktmanagement von Profis für Profis mit Kontakthistorie
- Distribute – Leistungsfähiges und intuitiv bedienbares Aussendungsmanagement
- MediaMonitor – Die elektronische Plattform für Ihre Medienbeobachtung
- Q&A-Manager – Der Q&A-Manager verwaltet Ihre Sprachregelungen
- GuestManager – Für Eventplanung und entspanntes Teilnehmermanagement
- Document – Datenbank für Ihre Kommunikationsdokumente
- MediaBase – Eine vollständig webbasierte Bild- und Mediendatenbank
- Thumbnailansicht im Datenraum
- Leuchtkasten zur Vorauswahl
- Umfangreiche Suchfunktionen, z. B. nach Typ, Format, Größe, Keywords, Lizenzart, Bewertung
- Sammelaufgaben: z. B. automatisches Hinzufügen von Keywords zu allen Bildern eines Ordners
- Flexible Kategorisierung von Dateien
- Bewertung von Dateien (Priorisierung)
- Automatische Erfassung der IPTC-Daten (Bilddaten)
- Erfassung der Lizenzinformationen
- Hinterlegung des Ablageorts von Feindaten
- CrisisControl – Modernes Tool für das Krisenmanagement
- TeamRoom – Plattform für räumlich verteilte Teams
- DocumentExchange – Sicherer und effizienter Austausch von Dateien
- Dateien schnell und unkompliziert zur Verfügung stellen
- Keine Limitierung durch Kapazitätsengpässe von Mailsystemen
- Definitive Empfangsbestätigung
- Keine Größenbeschränkung von Dateien
- Sign-off – Dokumentenabstimmungstool
- informiert Sign-off automatisch einen definierten Personenkreis über das abzustimmende Dokument und fordert per Mail zum Kommentar auf,
- erinnert Sign-off Personen, die noch nicht kommentiert haben, an noch ausstehende Kommentare und
- leitet schließlich automatisch, nachdem alle kommentiert haben, den Freigabeprozess ein.
- wird jeder Schritt, jeder Kommentar und jede Freigabe transparent. Auch hinterher.
- werden die Dokumente und Dateien in einem zentralen Datenspeicher abgelegt, auf die jeder Nutzern zugreifen kann.
- ist Sign-off webbasiert. Sie können die Anwendung von jedem internetfähigen Rechner bedienen - ganz gleich an welchem Ort Sie sind.
Module Contact: Rückgrat jeder vernünftigen Kommunikationsarbeit
Das Modul Contact der der PR-Software altares-Symphony wurde von Kommunikationsprofis für Kommunikationsprofis entwickelt. Das Kontaktmanagement lässt (fast) keine Wünsche offen und ist intuitiv zu bedienen.
Keine Dateninseln
Sämtliche Nutzer arbeiten international auf einer Adress- und Kontaktdatenbank. Gerade bei Verteilern sind Dateninseln daher so gut wie ausgeschlossen.
Wissen teilen und im Unternehmen halten
Die zentrale Datenspeicherung und die umfangreichen Möglichkeiten der Kontaktdatenpflege (z. B. der Kontakthistorie) halten das Wissen, z. B. über Journalisten, im Unternehmen und stellen es den Nutzern zur Verfügung.
Besonderer Vorteil: die intelligente Verknüpfung
So können Sie beispielsweise aus einem Presseausschnitt (Modul MediaMonitor) mit einem Mausklick auf den Namen des Journalisten die dazugehörigen Kontakt- und Journalistendaten inklusive Kontakthistorie abrufen (im Modul Contact). Ferner sehen Sie auf einen Blick, in welchen Verteilern der Journalist bei Ihnen geführt wird (Modul Distribute), welche Aussendungen er erhalten hat, wer aus Ihrem Unternehmen wann mit ihm in Kontakt hatte und zu welchen Veranstaltungen er eingeladen wurde.
Das Adressmanagement verwaltet natürlich nicht nur Ihre PR- und IR-Kontakte, sondern auch sämtliche Adresse, die Sie immer wieder benötigen.
» Features des Moduls Contacts
» Factsheet Modul Contact (PDF, 500kB)
Module Distribute: Einfach bedienbares und leistungsfähiges Presseverteiler- und Aussendungsmanagement
Mit dem Verteiler- und Versandmanagement-Modul bieten wir Ihnen ein sehr einfach und intuitiv zu bedienendes Instrument für die effiziente Verteilung von Informationen. Ganz gleich auf welche Weise Sie verteilen – ob per E-Mail, Fax oder Brief – und ganz gleich in wie vielen Sprachversionen das Dokument vorliegt, Sie starten den Versand nur ein einziges Mal. Distribute übernimmt den Rest: es wählt für jeden Adressaten den bevorzugten Versandweg und wählt automatisch die richtige Sprachversion des zu versendenden Dokuments.
Statische und dynamische Verteiler
Sie haben die Möglichkeit zwischen zwei verschiedenen Verteilern zu wählen: statischen und dynamischen Verteilern. Ein statischer Verteiler entspricht einem Verteiler aus einer Art Exceltabelle. Sie wählen die Namen aus und setzen Sie auf den Verteiler. Dort bleibt der Datensatz bis Sie ihn entfernen. Bei einem dynamischen Verteiler wählen Sie die Eigenschaften aus, die Ihr Verteiler haben soll. Dann sucht sich das System automatisch alle passenden Einträge aus der Adressdatenbank aus. Beispiel: Für eine Aussendung an die Lokalpresse am Standort markieren Sie „Standortpresse“ im Versandsystem. Für eine Aussendung an die Wirtschaftspresse in Deutschland und Österreich markieren Sie „Wirtschaftspresse“ sowie „Deutschland“ und „Österreich“. Voraussetzung ist, dass Sie Ihre Einträge in der Adressdatenbank mit Eigenschaften/Attributen versehen haben.
Persönlich kommt an
Selbstverständlich personalisiert das Verteiler- und Versandmanagement-Modul Distribute Ihre Aussendungen. Und Sie können per Mausklick auswählen, welche Layoutvorlage Sie für die Aussendung benutzen wollen – z. B. eine Vorlage für Pressemitteilungen, Investoren-Informationen, Mitarbeiterbriefe, Kundeninformationen etc. Das erhöht die Aufmerksamkeit für Ihre Aussendung und die Effizienz Ihrer Kommunikation.
Passiert, Notiert
In der Kontakthistorie jedes einzelnen Empfängers wird im Moment der Aussendung die Informationen über den Versand hinterlegt (Was wurde wann an diese Person gesendet?). Ein Blick in die Kontakthistorie gibt Ihnen also wertvolle Informationen und hält Wissen im Unternehmen.
» Features des Moduls Distribute
» Factsheet Modul Distribute (PDF, 500kB)
Module MediaMonitor: Elektronische Plattform für Ihre Medienbeobachtung - von Print über TV bis Social Media
altares bietet nicht nur die Dienstleistung einer zuverlässigen und umfassenden Medienbeobachtung, sondern mit dem Symphony-Modul MediaMonitor auch die elektronische Plattform dazu. Damit erhalten Sie die Medienausschnitte in komfortabel lesbarer Form sowie eine recherchierbare Datenbank, die Ihnen – im Rahmen des rechtlich Erlaubten – die Speicherung von Presseausschnitten, Zusammenfassungen und Übersetzungen ermöglicht. Darüber hinaus können Sie sich Ihre Medienpräsenz und Medienresonanz im MediaMonitor jederzeit grafisch aufbereitet anzeigen lassen.
OFFEN Der MediaMonitor ist ein offenes System, dass die Zulieferung aus verschiedenen Quellen erlaubt. Sie könnten beispielsweise die internationalen Presseclippings von einer Agentur zuliefern lassen, die nationalen Presseclippings und Social Media durch altares beobachten lassen und die Kodierung der Artikel für die Medienresonanzanalyse von einem Dienstleister in Indien vornehmen lassen.
ORTSUNABHÄNGIG Auf den MediaMonitor haben Sie von überall aus Zugriff – ganz gleich, ob Sie im Büro, auf Reisen oder zu Hause sind, denn er ist von jedem Rechner mit Internetanschluss aus nutzbar – auch von mobilen Endgeräten.
VERKNÜPFT Was hat der Autor eines Artikels zuletzt über Sie geschrieben, wann haben Sie oder Ihre Kollegen zuletzt mit ihm gesprochen und wie ist die Tendenz der Berichterstattung? Die Artikelhistorie des Journalisten ist nicht weiter als einen Mausklick entfernt, denn der MediaMonitor speichert – im Rahmen des rechtlich Erlaubten – zumindest Überschriften und Autoren der Berichterstattung und stellt Sie Ihnen auf Anforderung zur Verfügung. Auch sehen Sie bei Klick auf den Namen des Journalisten, ob Sie oder Ihre Kollegen mit dieser Person bereits gesprochen haben, denn der MediaMonitor kann mit dem Kontaktdatenbankmodul Contact verknüpft werden.
Der MediaMonitor ist ein starkes Tool für die Zusammenführung und Auswertung Ihrer Medienbeobachtungen und -Analysen. Und dabei spielt es keinen Rolle, ob sie die Medienbeobachtung selbst durchführen, sie von altares oder einem anderen Dienstleister beziehen.
» Features des Moduls MediaMonitor
» Factsheet Modul MediaMonitor (PDF, 350kB)
Module Q&A-Manager: Team- und ortsübergreifendes Q&A-Management
Mit dem Modul Q&A-Manager verwalten Sie Ihre Sprachregelungen und Fragen & Antworten auf komfortable Weise und reduzieren Ihren Koordinationsaufwand deutlich. Als zentraler Datenspeicher stellt Ihnen der Q&A-Manager immer die aktuellen Sprachregelungen zur Verfügung. Und das weltweit! Sie können für jeden Nutzer individuelle Lese- und Schreibrechte vergeben und damit die Kommunikationsarbeit deutlich vereinfachen.
Der Q&A-Manager richtet sich in erster Linie an Kommunikatoren aus den Presse- und Investor-Relations-Abteilungen und unterstützt vor allem Unternehmen mit mehreren Pressesprechern und IR-Managern.
» Features des Moduls Q&A-Manager
» Factsheet Modul Q&A-Manager (PDF, 350kB)
Module GuestManager: Innovatives Gästemanagement-Tool
Das Modul GuestManager von altares erleichtert Ihnen die Eventplanung und -durchführung, das Teilnehmer- und Einladungsmanagement sowie das Ticketing. Durch die Automatisierung wesentlicher Schritte lassen sich Events professionell steuern sowie die Verwaltung der Gäste und die Zuteilung von Einladungen effizient organisieren.
Als Symphony-Modul ist das Gästemanagement von jedem Rechner mit Internetanschluss aus rund um die Uhr nutzbar und kann daher auch in örtlich verteilten Teams – natürlich auch direkt am Veranstaltungsort – genutzt werden. Eine ausgeklügelte Rechtestruktur erlaubt die Zuweisung verschiedener Nutzerrechte, sodass einzelne Nutzer bzw. Nutzergruppen nur auf bestimmte Daten Zugriff erhalten.
Über ein personalisiertes Gästeportal können die Teilnehmer vor, während und nach der Veranstaltung mit maßgeschneiderten Informationen bedient werden.
Als Modul der altares-Symphony ist der GuestManager in einer Standard und einer Pro Version verfügbar.
Darüber hinaus ist der GuestManager auch als stand-alone Lösung an.
» Factsheet Modul Q&A-Manager (PDF, 350kB)
» Website zum altares-GuestManager stand-alone (PDF, 350kB)
Module Document: Eine Datenbank für alle Kommunikationsdokumente (Collateral Management)
Das Dokumentendatenbank-Modul stellt eine zentrale Ablage für Ihre Kommunikationsdokumente dar, die Ihnen das schnelle Auffinden ermöglicht – jederzeit und ortsunabhängig. Es ist quasi ein virtueller Datenraum.
In Document können Sie beispielsweise Pressemitteilungen, Geschäftsberichte, Reden, Präsentationen, Broschüren, Checklisten, Analystenreports, Marktforschungsergebnisse, Mediadaten, Kampagnen, interne Medien, Erfahrungsberichte, Musterformulare, Videos oder Verträge ablegen und vor allem schnell wiederfinden.
EINE FÜR ALLE Die Dokumentendatenbank Document kann von verschiedenen Abteilungen – auch an unterschiedlichen Standorten – ohne Mehraufwand genutzt werden. Denn der Zugriff erfolgt über das Internet. Und individuell definierbare Nutzerrechte sorgen dafür, dass der Nutzer nur auf die Daten Zugriff hat, für die ihm auch die Rechte eingeräumt wurden. Der Kommunikationschef hat zum Beispiel auf alle Dokumente Zugriff, die Presseabteilung auf die Pressedokumente, die Werbung auf alles, was die Kampagnen betrifft und Investor Relations auf deren Präsentationen und Veröffentlichungen. Gleichzeitig teilen sämtliche Abteilungen eine Datenbasis, beispielsweise mit Formularen, Styleguides, internen Mitteilungen, Formularen und Checklisten.
ALLE FÜR EINE Als Nutzer stehen Ihnen – mit den entsprechenden Nutzerrechten – alle Dokumente in dem Ihnen zugänglichen Bereich des virtual Datarooms auf Knopfdruck zur Verfügung. Komfortable Suchfunktionen erlauben das schnelle Auffinden der Dokumente. Vorbei sind die Zeiten mit langen Suchen auf der eigenen Festplatte, auf dem Abteilungslaufwerk oder auf separaten Datenträgern wie CDs und DVDs. Die zentrale Speicherung der Kommunikationsdokumente ist komfortabel und zeitgemäß. Die jederzeitigen und ortsundabhängigen Zugriffsmöglichkeiten kommen den Anforderungen der heutigen Kommunikationsarbeit entgegen.
Module MediaBase: Eine intuitiv bedienbare Bild- und Mediendatenbank
Die Mediabase erweitert die altares-Symphony um eine vollständig webbasierte Bild- und Mediendatenbank für beliebige Dateitypen wie Bild-, Audio- oder Videodateien.
Sie lässt keine Wünsche offen hinsichtlich Bedienkomfort und Leistungsspektrum und ist auf den Bedarf von Kommunikationsabteilungen maßgeschneidert. So ist der direkte Versand von Dateien aus der Mediabase an vordefinierte Verteiler auf einfache Weise möglich.
Darüber hinaus können Sie in Aussendungen auch auf ausgewählte Inhalte der Mediabase verlinken, um das Bytevolumen des E-Mail-Versands gering zu halten.
Zu den Vorteilen einer guten Mediendatenbank gehört auch die Recherchierbarkeit der
Inhalte. Und diese hängt vor allem von den hinterlegten Dateiinformationen ab. Hier bietet die Mediabase über so genannte „Sammel-Aufgaben“ eine deutliche Arbeitserleichterung durch die Möglichkeit der gleichzeitigen Befüllung von mehreren Mediendateien mit Suchbegriffen.
Auf einen BlickModule CrisisControl: Jedem Krisenhandbuch überlegen
Das Modul CrisisControl der Public Relations Software altares-Symphony ist jedem Krisenhandbuch überlegen, denn es vereint die statische Substanz des Handbuchs aus Papier mit den dynamischen und interaktiven Vorteilen einer Webanwendung.
1:0 CrisisControl ist webbasiert und macht das Krisenhandbuch daher ortsunabhängig nutzbar. Das ist gerade dann von Vorteil, falls Sie und Ihr Team gerade einmal nicht im Büro sind. Und nach Murphy brechen die Krisen meistens genau dann aus.
4:0 CrisisControl ist ein Ein-Personen-Krisenmanager, der Ihnen (fast) eine ganze operative Einheit ersetzt. Denn Sie können mit CrisisControl in nicht einmal drei Minuten von jedem Internetbrowser Pressemitteilungen in Ihrem Layout an einen aktuellen Verteiler senden (2:0); SMS an den Krisenstab - bspw. eine Einladung zu einem Conference Call - verschicken (3:0) und gleichzeitig einen virtuellen Datenraum mit allen wichtigen Unterlagen eröffnen (4:0).
5:0 CrisisControl erlaubt Ihnen darüber hinaus, eine Website in wenigen Minuten mit Inhalten zu versehen und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Und das ohne Ihre Internetspezialisten und ohne Ihre Webagentur.
6:0 CrisisControl unterstützt Sie beim Management Ihrer Sprachregelungen und reduziert Ihren Koordinationsaufwand dadurch deutlich. Das spart Zeit, die Sie in Krisenfällen sinnvoller verwenden können.
7:0 CrisisControl ist interaktiv und erinnert Sie regelmäßig an die Aktualisierungen der hinterlegten Unterlagen.
Diese Eigenschaften zeigen die klare Überlegenheit von CrisisControl gegenüber dem klassischen Krisenhandbuch aus Papier. CrisisControl ist die Antwort auf die Anforderungen der Krisenkommunikation der heutigen Zeit.
» Features des Moduls CrisisControl
» Factsheet Modul CrisisControl (PDF, 350kB)
Module TeamRoom: Mehr als ein Datenraum - Plattform für räumlich verteilte Teams
Arbeiten Sie in mit räumlich verteilten Teams, die gemeinsamen Datenzugriff brauchen, aber nicht auf ein gemeinsames Netzlaufwerk zugreifen können? Müssen Sie regelmäßig Dateien versenden, deren Größe die Kapazität Ihres Mailsystems sprengten?
Das Symphony-Modul TeamRoom ist die Lösung für Sie, denn es ist nicht nur ein virtueller Datenraum für die Ablage und den Austausch beliebiger Dateien. Das Modul bietet ein internes Mailsystem für die Nutzer, das einen viel sichereren Dateiaustausch als über die herkömmliche E-Mail ermöglicht. Darüber hinaus haben Sie einen gemeinsamen Teamkalender sowie einen Notiz-Bereich für den allgemeinen Informationsaustausch in Projektteams.
GANZ EINFACH Gerade für räumlich getrennt und unternehmensübergreifend arbeitende Teams bietet TeamRoom eine einfach bedienbare virtuelle Plattform, die höchsten Sicherheitsstandards genügt.
GANZ SICHER Sie können wie gewohnt Verzeichnisse und Unterverzeichnisse anlegen. Und mehr noch: diese Verzeichnisse können Sie nur für bestimmte Nutzer öffnen. Darüber hinaus hat jeder einzelne Nutzer bestimmte Lese- und Schreibrechte, die Sie auf einfache Weise zuweisen können.
GANZ GROSS Sie können beliebige Daten in (fast) unbegrenzter Größe auf diese Weise austauschen. Natürlich kann TeamRoom auch auf das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens angepasst werden.
» Features des Moduls TeamRoom
» Factsheet Modul TeamRoom (PDF, 80kB)
Module DocumentExchange: Sicherer und effizienter Dokumentenaustausch
Sie müssen schnell große Dateien anderen Personen zur Verfügung stellen und Ihr Mailserver ist überlastet oder er lässt nur kleinere Mails zu?
Sie wollen nicht auf einen Kurier mit einer CD-ROM warten?
Sie wollen Dokumente anderen Personen vertraulich übermitteln?
Das Symphony-Modul DocumentExchange löst diese Aufgaben auf einfache Weise, denn Sie können jederzeit eine beliebige Zahl an virtuellen, temporär aktiven Datenräumen eröffnen und mit Dateien versehen. Individuelle Zugangsdaten gewährleisten, dass nur die gewünschten Personen Zugriff auf die Daten haben.
Mit einem Mausklick senden Sie den Empfängern einen Link und die Zugangsdaten. Kapazitätsengpässe im Mailsystem sind damit Vergangenheit.
Nebenbei protokolliert das System auch die Abrufe der Daten.
Auf einen Blick:
Module Sign-off: Dokumentenabstimmung vereinfachen, Veröffentlichungsrisiken minimieren
Das Modul Sign-off der Public Relations Software altares-Symphony vereinfacht die Abstimmung von Dokumenten aller Art – wie Pressetexten, Werbeanzeigen oder rechtlichen Dokumente – durch die Automatisierung des Abstimmungsprozesses. Zum Beispiel:
Die Anwendung Sign-off gewährleistet einen sicheren und effizienten Abstimmungsprozess. Dadurch kann auch das Risiko von Fehlinformationen gerade bei kapitalmarktrelevanten Veröffentlichungen minimiert werden.
Darüber hinaus
Sign-off ist sinnvoll, wenn häufiger Abstimmungsprozesse durch einen vorher definierten Personenkreis erfolgen.
(ab Mitte 2010 verfügbar)
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Fragen?
Rufen Sie an: 0211 550 262-0
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