  PR-Software Blog
Blog rund um die PR-Software altares-Sympony
Kommen Sie auf den Kommunikationskongress nach Berlin – wir sind auch da! Wir würden uns freuen, wenn Sie uns auf dem Kommunikationskongress 2010 in Berlin besuchen würden. Unser Stand ist im Erdgeschoss zwischen Eingang und Buffetbereich – quasi Pole Position. Dort stehen wir zu Gesprächen und Demonstrationen zur Verfügung. Es gibt iPad, iPhone und Blackberry-Apps zu sehen. Das Motto unseres Auftritts lautet: Mobilität. Auf Wiedersehen in Berlin. Feindliche Übernahmen und PR-SoftwareSie fragen sich vielleicht, was feindliche Übernahmen mit PR-Software zu tun haben! Traditionelle PR-Software hat mit diesem Thema auch nichts zu tun, moderne PR-Software aber schon. Hier ist ein Beispiel: Sie sind seit Monaten mit einem anderen Unternehmen in Kooperationsverhandlungen. Aus diesem Grund lesen Sie auch die Berichterstattung über den potentiellen Kooperationspartner. Als dieser ein von Ihrem Management nicht unterstütztes Übernahmeangebot unterbreitet, sind Sie auf einmal Verteidiger und Ihre Aufgabe besteht fortan auch in der Verteidigungskommunikation. Und deren Basis ist vor allem die Kenntnis über die Journalisten der “Gegenseite”. “Wer schreibt mit welcher Tendenz über was und wen?” fragen Sie. Ihr Verteiler muss erweitert werden und Sie benötigen Know-how über die relevanten Journalisten. Und jetzt kommt die PR-Software altares-Symphony ins Spiel. Denn sie ist es, die Ihnen dieses Know-how und die neuen Verteiler fast automatisch liefert. Das funktioniert folgendermaßen: Sie beziehen einen täglichen Pressespiegel per E-Mail. In jedem einzelnen Artikel befinden sich – neben dem eigentlichen Artikeltext – auch Daten über das Medium, den Autor, die Co-Autoren, Datum, Rubrik usw. Die altares-Symphony speichert diese Daten und ermöglicht Ihnen damit auf Knopfdruck Auswertungen wie zum Beispiel: Welcher Journalist schreibt über das Unternehmen? Wie oft hat dieser Journalist über das Unternehmen geschrieben? Welche Tendenz haben die Artikel? Wie oft wurde darüber geschrieben? Wer schreibt besonders viel über das Thema? Welcher Journalist hat nur einmal über ein Thema geschrieben? [Hinweis für Verlage: Urheberrechte werden natürlich beachtet. Die Artikel sind nur für den Zeitraum. für den die Lizenz erworben wurde.] [Hinweis für Nutzer: die Metadaten wie Autorenname, Überschrift, Datum, Publikation etc. sind lizenzfrei speicherbar.] Und nun der KNALLER: Sie bauen mit diesem Service direkt eine hochaktuelle Journalistendatenbank auf. Denn wenn bei der Verknüpfung eines Presseartikels mit einem Journalisten kein Datensatz mit den Journalistendaten vorhanden ist, wird dieser automatisch in Ihrer Datenbank eingefügt. Aktueller kann Ihre Journalistendatenbank nicht sein. Was brauchen Sie für diesen Service: Die PR-Software altares-Symphony mit den Modulen Contact (Kontaktmanagement) und Mediamonitor (Pressebeobachtung) inklusive dem Verknüpfungsdienst der altares Mediamonitoring GmbH. Aus Word in die E-Mail einfügenDass der (personalisierte) E-Mail-Versand aus der altares-Symphony kinderleicht ist, hat sich ja schon hermumgesprochen. Es kommt immer wieder die Frage, wie man optimal aus Microsoft Word Text importiert, ohne dass der Text durch lästige Formatierungszeichen verhunzt wird.
Zuerst markieren Sie in Word den Text, den Sie kopieren wollen. In dem Texteingabefeld des Moduls Distribute (das ist für Verteiler und Versand zuständig) klicken Sie auf das Einfügen-aus-Word-Icon.
Dann öffnet sich das Einfügen-Fenster und Sie können den Text einfügen und übernehmen. Das Modul Distribute filtern die überflüssigen Formatierungszeichen automatisch raus und übernimmt einen reinen Text.
Hintergrund: Word speichert mit dem Text eine Vielzahl an Formatierungsmerkmalen. Diese sind Word-spezifisch und führen in anderen Programmen zu störenden Textinhalten. E-Mails erstellen: FremdsprachenDas ist für international arbeitende PR-Abteilungen besonders wichtig: E-Mails in Fremdsprachen mit fremden Schriftsätzen. Die altares-Symphony kann (fast) alle internationalen Zeichensätze darstellen. Und: natürlich funktioniert auch die individuelle personalisierte Anrede in den Fremdsprachen.
Persönliche Anrede in Sammel-E-MailsEs ist kinderleicht, mit der altares-Symphony personalisierte Aussendungen per E-Mail zu realisieren. Dazu fügen Sie einfach nur den Platzhalter “{%salutation%}” an die Stelle der Anrede in der E-Mail ein – mehr nicht. Das System schreibt den Empfänger dann persönlich an. Das Beste: Sie können eine selbst formulierte Anrede hinterlegen (“Liebe Frau ..:” statt “Sehr geehrte Frau ..:”). Und das Allerbeste: Sie können mit der altares-Symphony nicht nur personalisierte Aussendungen per E-Mail erstellen, sondern auch per Fax und Serienbrief. Für die Verteilerpflege und den Versand ist das Symphony-Modul “Distribute” zuständig.
Neues Symphony-Modul: MediendatenbankJetzt können Sie auf der einheitlichen PR-Software-Plattform auch Ihre Bilder, Grafiken, Videos etc. verwalten. Der besondere Vorteil sind Sammeluploads: Damit können Sie in einem Arbeitsschritt fast beliebig viele Dateien hochladen. Das Modul “Document & Media” befindet sich im Datenraum und ist sehr einfach zu bedienen. Der Funktionumfang beschränkt sich (vorerst) auf die wesentlichen Aufgaben im Rahmen der PR. Bei Fragen: Christof Schramm @ 0211 550 262 100 Seminarmanagementlösung mit altares-Symphony Das Modul GuestManager mit dem Anmeldungs- und Registrierungsportal bildet die ideale Basis für eine professionelle Seminarmanagementlösung. Teilnehmer können auf dem Seminarportal des Unternehmens über eine flexible Suchmaske nach Themen, Terminen und Veranstaltungsorten suchen und sich direkt online zu den gewünschten Seminaren anmelden. Das automatisiert wesentliche Schritte, erleichtert die Arbeit und befreit Sie von lästiger Logstik. Darüber hinaus sparen Sie Zeit, die Sie für andere Tätigkeiten einsetzen können. Darüber hinaus stehen Ihnen mit den Modulen Contact und Distribute Tools zur Verfügung, die die Vermarktung der Seminare erleichtern.  Seminarportal von Heimeier Behalten Sie den Überblick mit dem Modul Calendar – Ihrem Kommunikationskalender Eintrag eines neuen Termins Im Kommunikationskalender können Sie nicht nur Ihre eigenen und Teamtermine eintragen – die Module der altares-Symphony tragen wichtige Termine (Versandtermine, Events etc.) auch selber ein. So haben Sie immer alles Wichtige im Blick. In Kürze wird auch eine Verknüpfung zu unserem Finanztermine Service http://www.finanztermine.de angeboten damit Sie auch die wichtigen Termine Ihrer Peergroup nicht aus den Augen verlieren. Serienbriefe mit altares-SymphonyMit der Version neuesten Version (1.03.13) der altares-Symphony können im Versandmanagement (Modul Distribute) und Einladungsmanagement (Modul GuestManager) auch Serienbriefe für den Druck auf Papier erzeugt werden. Der Hauptvorteil für Sie ist – neben der kinderleichten Erstellung der Serienbriefe – der automatische Eintrag in der Historie jedes Empfängers, dass an diese Person ein Brief gesendet wurde. Diese Funktion ermöglicht Ihnen zum Beispiel – bei Großaussendungen – die Nutzung von Lettershops für Druck, Konfektionierung und Versand von Mailings, Infopost oder auch hochwertigen Einladungskarten. Treffsicherheit in der Kommunikation – auch örtlich. Die Umkreissuche der altares-Symphony.Stellen Sie sich vor, dass Sie eine Presseveranstaltung organisieren und alle Journalisten im Umkreis einladen wollen. Mit gewöhnlichen Tools ist das schwer bis unmöglich. Mit der Umkreissuche in der PR-Software altares-Symphony ist das ein Kinderspiel: Sie wählen die Adresse Ihres Standort und lassen sich alle Journalistenkontakte anzeigen, die im entsprechenden Umkreis in Ihrer Datenbank gespeichert sind. Die mühsame Suche nach verschiedenen Postleitzahlen entfällt.  Umkreissuche im Modul Contact Selbstverständlich können Sie die Umkreissuche in allen Bereichen der altares-Symphony einsetzen – vom Gäste-, Teilnehmer- und Seminarmanagement über die Medienevaluation und Medienresonanzanalyse bis hin zur altares-Journalistendatenbank.
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